¿Cómo organizar eventos presenciales en la pandemia?
Actividades relacionadas con el estudio, el trabajo y la vida social resultaron altamente afectadas por la pandemia del covid-19. Y es que la principal manera de reducir los niveles de contagio y mantenerse a salvo sigue siendo, aún hoy, reducir los encuentros y eventos presenciales en la medida de lo posible.
Esto modificó profundamente el ámbito del protocolo y la organización de eventos corporativos, que, en principio, encontró en la virtualidad su mejor aliada para continuar.
Sin embargo, la situación ha mejorado a nivel global y ya es factible retomar algunos hábitos de vida en la presencialidad. Esto es fundamental para quienes organizan eventos presenciales y de todo tipo, ya que ahora se deben tener en cuenta muchos más aspectos que antes para realizarlos.
¿Por qué es importante hacer eventos corporativos?
Esta pregunta es clave para justificar el regreso a la presencialidad. Y es que, a pesar de los avances en los encuentros virtuales, lo cierto es que los eventos presenciales siguen ofreciendo mayores ventajas para las marcas.
La primera de ellas tiene que ver con la cercanía, pues una marca se siente mucho más próxima si es posible interactuar con ella y con las personas que la integran.
Esta humanización añade también un grado de espontaneidad difícilmente alcanzable en la virtualidad, donde suele haber un guión preestablecido.
No es así en las interacciones presenciales, en las cuales siempre hay un grado de sorpresa, por ejemplo, al conversar sobre temas distintos a los de la agenda del día y, claro, al compartir un snack o una bebida.
Esto es esencial, pues percibir en tiempo real la respuesta del público puede ayudar a reconfigurar el evento con un margen de libertad más amplio que el ofrecido por la virtualidad.
A lo anterior se suma el hecho de que existen industrias que difícilmente logran un alto grado de interacción en la virtualidad. Pensemos, por ejemplo, en el sector de la perfumería o la gastronomía. ¿Cómo hablar de un perfume nuevo o de una propuesta de cocina contemporánea si los asistentes al evento no pueden disfrutar nada de esto directamente, con sus propios sentidos?
Este es apenas un pequeño ejemplo de cómo los eventos presenciales a nivel corporativo siguen siendo, para muchos, una mejor opción a la hora de dar a conocer sus marcas, productos o servicios.
Pautas para organizar eventos presenciales
Ahora bien, ¿cómo organizar eventos presenciales hoy? Es verdad que la situación casi se ha normalizado en muchos países del mundo. No obstante, hay ciertos factores que se recomienda seguir teniendo en cuenta, como estos tres:
- El espacio
Hoy, y mucho más que antes, es necesario prestar máxima atención a las características del espacio físico en el que se llevará a cabo el evento presencial. En particular, es necesario tener en cuenta dos factores:
- Evitar aglomeraciones.
- Asegurar la ventilación.
Para lo primero, se debe cotejar el espacio versus el número de asistentes esperado. En el segundo caso, es necesario que las zonas con mayor afluencia cuenten con ventanas o, incluso, estén ubicadas al aire libre, como un patio, un jardín o una terraza.
- Comidas y bebidas
Este es uno de los puntos más sensibles, ya que, aún hoy, muchos eventos optan por eliminar del todo los servicios de comidas y bebidas. No obstante, las empresas de catering también están innovando en este sentido y están aplicando al máximo las medidas de bioseguridad en su quehacer.
Así pues, lo importante es buscar una empresa que ofrezca el servicio de comidas y que se tome en serio estas precauciones.
Igualmente, es aconsejable que para las comidas y bebidas se apliquen los principios del punto anterior. Es decir, que se consuman en espacios amplios y con buena ventilación.
- Medidas de bioseguridad
Por último, es necesario que en los eventos presenciales se sigan, al máximo posible, las medidas de bioseguridad, como la presentación del certificado de vacunación, el uso del tapabocas, el lavado de manos y la aplicación de alcohol o gel antibacterial.
Para ello, conviene informar a los asistentes previamente que el uso del tapabocas es un requisito y, si es posible, contar con tapabocas para brindarlos a quienes lo necesiten.
También se puede ubicar en la entrada un punto de bienvenida en el que se exija el certificado de vacunación, y en el que haya dispositivos que permitan a los asistentes aplicarse alcohol o gel antibacterial.
Todo depende del contexto
Cabe resaltar que no hay fórmulas únicas para la organización de eventos presenciales, pues cada uno tiene sus propios objetivos y, por ende, necesidades diferentes. Tener esto en cuenta es la mayor de las claves, y para eso es indispensable contar con los conocimientos adecuados que te permitan saber qué es lo mejor para una marca.
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